J’exècre la routine administrative


Quelques outils pour alléger la gestion administrative quotidienne

En fait, c’est surtout le mot « routine » qui me hérisse le poil, alors j’essaye toujours de rationaliser certains processus pour me faciliter la vie. Par exemple, ça fait déjà un certain temps déjà que j’ai des étiquettes autocollantes tout prêtes pour les destinataires à qui j’envoie régulièrement du courrier (caisse d’assurance maladie et syndic de copropriété, notamment), ainsi que de petites adresses « expéditeur » à coller au dos de tous mes envois ; j’ai toujours une planche d’étiquettes de chaque type à portée de main dans une chemise plastifiée, où je mets aussi les timbres d’ailleurs. Et quand j’utilise la dernière étiquette d’une série, il me suffit d’ouvrir le fichier Word correspondant, de mettre dans l’imprimante une feuille d’étiquettes vierges de la bonne taille, et de lancer l’impression pour avoir de nouveau des étiquettes prêtes à servir pour mes prochains envois.
Hier, je me suis en outre équipée d’un tampon encreur repéré il y a quelques temps déjà. J’avais en effet rarement la discipline d’anoter les divers documents reçus en fonction de leur date d’arrivée, de paiement, etc. Ledit tampon propose une série de 12 libellés, à sélectionner au moment de l’emploi par une simple molette, ainsi que la date, paramétrable comme sur n’importe quel tampon dateur ; avec un seul outil, je vais donc pouvoir indiquer instantanément « Reçu le … » au fur à mesure que j’ouvre le courrier, « Réglé le … » quand j’établis une série de chèques, ou « Comptabilisé le … » lorsque je mets à jour Money. Inutile de préciser que le tampon et son encreur sont destinés à trôner en première place sur le bureau.
Il reste un problème à résoudre : l’encre ne sèche pas bien vite sur ce genre d’engin, et a tendance à tâcher toute surface sur laquelle on le repose ; je vais donc essayer de lui trouver un système d’accrochage (pas l’espèce de « carroussel » qu’on trouve dans les bureaux, moi j’ai bien l’intention de me limiter à un seul tampon !)


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